Sous la supervision de Vanessa Raymond, Architecte séniore, lead projet, l’adjoint(e) administratif(ve) est la personne qui est responsable autant de la facturation que du support administratif dans la gestion des projets d’architecture. Le ou la titulaire du poste assure la liaison entre les associés, les chargés de projet responsables et l’équipe financière et administrative. Il ou elle doit assurer l’application des normes établies par STGM tout en respectant les échéanciers et les contrats clients/fournisseurs.
Le ou la candidate se démarque par son sens de l’organisation, son sens du jugement et d’esprit d’analyse, sa curiosité, sa proactivité, son aptitude à communiquer et son attitude positive. Il ou elle peut travailler de façon autonome et est orienté vers les résultats. Il ou elle se soucie du détail tout en ne perdant pas sa vue de l’ensemble.
Your main responsibilities
Supporter l’équipe de Baie-Comeau de façon proactive;
Tenir à jour les documents, les formulaires, les outils et bien les classer;
Gestion administrative des projets en collaboration avec les leads projet.
The person we are looking for
Un diplôme d’études professionnel;
Excellentes connaissances de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
Bonne maîtrise du français;
Expérience en service-client.
Job description
Être la ou le premier contact du bureau de Baie-Comeau (service à la clientèle, téléphone, réception des colis, etc.) et faire la gestion des commandes du bureau (papeterie, informatique, etc.)
Collaborer avec les leads projets et les surveillants de chantier
Faire le suivi de tous les documents nécessaires au déroulement du projet avec le client, l'entrepreneur et le chargé de projet STGM
Remplir les formulaires liés à la gestion de chantier
Vérifier et compléter les demandes de paiements
Vérifier les dénonciations vs les quittances sur le tableau des suivis
Suivre les courriels de tous les genres en rapport avec les projets
Faire les réceptions sans réserve et/ou avec réserve
Faire de l’entrée de données dans notre logiciel CTRL (gestion de projet/facturation)
Ouvrir les projets, assurer un suivi, faire la facturation des projets et faire les relances nécessaires.
Apporter son soutien à la production de devis :
Faire la mise en page et la correction des documents
Contribuer à la rédaction des conditions générales
Créer des PDF du devis et l’envoyer au client
Faire les impressions et rassembler (boudiner) les plans et devis
Our offer
A team spirit in a multidisciplinary company that improves people's lives, 100% Quebec people's lives, 100% Quebec-owned and operated
Useful projects developed in a company that encourages creativity, fun and excellence
Have the chance to evolve every day on a personal and professional level, in a company with a human dimension
Be encouraged to unleash your creativity in a climate where different ideas are welcomed
Open-mindedness to question the obvious/differences, meeting after meeting, project after project, place after place
Flexible conditions (being in action between 10am and 4pm) for training and mentoring
Being listened to, recognized, encouraged and coached
Meet nice people from different backgrounds with different passions, who will become colleagues, friends, your team
Live a rich social life where fun is definitely present (Happy Hours, wine tastings, community picnics, cultural and sports outings, Christmas and summer parties bringing together the Montreal, Quebec City and Baie Comeau teams in an enchanting location)
Discounts from certain suppliers
Competitive salary and benefits (parking, computer, cell phone, public transportation, RRSP, payment of dues to an order, vacation flexibility, vacation purchase, health and wellness account, etc.)
Be part of our team
Chez STGM le travail d’équipe, l’écoute, la poursuite de l’excellence, le plaisir et l’engagement se côtoient au quotidien afin que chacun soit encouragé à se dépasser pour créer et innover dans une entreprise d’ici à échelle humaine. STGM se repose sur son talent interne qui jour après jour contribue à concevoir des projets pérennes, durables et innovants. Nous avons le vent dans les voiles, alors il ne reste plus à savoir si vous serez de la partie!
You decided to submit your application? We greatly appreciate it, but know that we will only contact those selected for an interview.
STGM is a proud ambassador for equality in employment and prohibits discrimination based on age, disability, origin, religion, sexual orientation or any other ground protected by federal, provincial and municipal legislation.
STGM is committed to creating and maintaining an accessible and inclusive workplace. If you need any accommodations during the interview process to make it work for you, please let us know.